L’obbligo di fatturazione elettronica si sta estendendo, piano piano, a quasi tutti i titolari di Partita Iva. A partire dal 1° luglio, infatti, anche i contribuenti in regime forfettario saranno obbligati ad emettere le fatture elettroniche.

Conoscere come si compila, come si emette e come si invia la fattura elettronica è diventato indispensabile ed è sempre bene tenersi aggiornati sulle ultime novità.

Questo articolo è una semplice guida alla fatturazione elettronica, nel quale verranno spiegati, passo dopo passo, tutti gli step che i contribuenti devono eseguire per la giusta emissione e invio delle fatture elettroniche, rispettando tutti i termini senza incorrere in sanzioni. 
 

Cos’è la fattura elettronica?

Dal 1° gennaio del 2019, l’obbligo di fatturazione elettronica è stato esteso a una vasta platea di contribuenti in possesso della Partita Iva, nei rapporti tra imprenditori privati. Obbligo che, tra pochi mesi, si estenderà a molti più contribuenti, come i forfettari.

Adesso, comunque, è necessario tracciare un quadro generale sulla fattura elettronica, andando ad analizzare cos’è e quali sono le differenze con la fattura cartacea.

Per dare una breve definizione, possiamo dire che la fattura elettronica non è altro che un documento digitale.

Cosa cambia dalla fattura cartacea? Il valore è lo stesso, così come le informazioni contenute, ma sono presenti, ovviamente, alcune differenze.

Quali e quante sono le differenze tra la fattura elettronica e la fattura cartacea? Si possono trovare due differenze fondamentali. La prima differenza, ovviamente, si riferisce al mezzo attraverso il quale si deve compilare. Per compilare la fattura elettronica è necessario il possesso di un pc, di un tablet o di uno smartphone e, naturalmente, una connessione Internet.

La seconda differenza va ad investire l’aspetto della trasmissione. Trattandosi di un documento elettronico si deve trasmettere elettronicamente, utilizzando l’apposito Sistema di Interscambio.
 

Come si fa la fattura elettronica? Devi seguire 4 step!

Entrando nel clou dell’articolo, analizziamo, uno per uno quali sono tutti gli step per la corretta compilazione, emissione e invio della fattura elettronica.

Ebbene, il primo passo è quello di possedere un dispositivo elettronico, come un computer, un tablet o uno smartphone. Il secondo step è disporre di un software di compilazione. A tal proposito si sottolinea che la fattura elettronica deve essere in formato XML.

Soffermiamoci, brevemente, sui software di compilazione. Per esempio, l’Agenzia delle entrate ne mette a disposizione tre gratuitamente, ma si possono utilizzare anche altri programmi disponibili su internet (ovviamente, a pagamento).

I tre resi disponibili dall’Agenzia delle entrate sono una procedura web, sul portale “Fatture e Corrispettivi”, un software che si può scaricare sul proprio Pc e, infine, un’applicazione per i dispositivi portatili, chiamata Fatturae.

Una volta provveduto al reperimento di un software, non bisogna far altro che iniziare a compilare le fatture elettroniche, in pochi e semplici passaggi. 

Infatti, il prossimo step consiste nell’inserimento di alcuni dati, obbligatori per tutte le fatture. Le informazioni necessarie sono la data di emissione della fattura, il numero univoco del cliente, i dati di entrambe le parti (cedente e cliente), i dati relativi ai beni oppure ai servizi, l’importo e, se presente, l’Iva.

Lo step successivo alla predisposizione della fattura elettronica consiste nella verifica che tutte le informazioni siano corrette e nella sua trasmissione.

Dopo aver effettuato tutti i controlli non resta altro che inviare la fattura elettronica tramite il Sistema di Interscambio (Sdi); sistema sul quale è necessario spendere qualche parola per spiegare al meglio cos’è e qual è la sua funzione.
 

Invio della fattura elettronica: come funziona il Sistema di Interscambio?

L’Agenzia delle entrate definisce il Sistema di Interscambio come un “postino”, che svolge due compiti molto importanti.

Come si legge sul sito agenziaentrate.gov.it, il Sistema Sdi:

“[…] verifica se la fattura contiene almeno i dati obbligatori ai fini fiscali […] nonché l’indirizzo telematico (c.d. “codice destinatario” ovvero indirizzo PEC) al quale il cliente desidera che venga recapitata la fattura”.

Oltre a questo, il suo secondo compito è quello di verificare l’effettiva esistenza della Partita Iva del fornitore e del cliente.

Spiegato brevemente il compito dello Sdi, ritorniamo a parlare degli step di compilazione e di invio della fattura elettronica. Dopo aver compilato la fattura, si deve trasmettere al Sistema Sdi; per farlo, si deve inviare la fattura utilizzando l’apposito servizio telematico dell’Agenzia delle entrate, accedendo sul portale “Fatture e Corrispettivi”. 

È importante ricordare che la fattura deve essere trasmessa obbligatoriamente in formato XML.

Quando il Sistema di Interscambio riceve la fattura, come abbiamo già anticipato, esegue alcuni controlli e se questi vanno a buon fine, il “postino” Sdi trasmette la fattura all’indirizzo indicato sulla stessa.

Se, invece, la fattura non supera i controlli, il Sistema Sdi la scarta e, come si legge sulla guida alla fatturazione elettronica dell’Agenzia delle entrate:

“[…] il file una ricevuta di scarto all’interno della quale sarà anche indicato il codice e una sintetica descrizione del motivo dello scarto […]”.

Volendo riassumere, gli step necessari alla predisposizione e all’invio della fattura elettronica sono quattro: avere un pc, un tablet o uno smartphone, procurarsi un software di compilazione o utilizzare quelli resi disponibili dall’Agenzia delle entrate, compilarla e trasmetterla utilizzando il Sistema di Interscambio.
 

Fattura elettronica emessa in ritardo: attento alle sanzioni!

Uno dei rischi che bisogna evitare di correre è quello di emettere le fatture elettroniche in ritardo. Per chi non rispetta i termini previsti per l’invio, si rischia di incorrere in sanzioni anche molto salate.

In base a quanto previsto dal D. Lgs. N. 471/1997, per emissioni tardive della fattura elettronica, sono previste sanzioni che variano in relazione ad alcuni casi. Le sanzioni previste vanno dal 90% al 180% dell’Iva che si applica alla somma non dichiarata. Oltre a ciò è prevista una multa minima di 500 euro.

Ma aggiungiamo un altro aspetto che bisogna sottolineare: nel caso in cui la violazione perpetrata non modifica la liquidazione periodica dell’Iva e la determinazione del reddito imponibile sono previste altri tipi di sanzioni che vanno da 250 euro a 2000 euro.

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